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西安高速铁道学校学生档案管理规定

更新时间: 2015-05-18
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学生档案管理包括入学档案管理、学籍档案管理、毕业生档案管理、遗留档案管理。 

一、学生入学档案管理 

㈠档案内容 

⒈专科生档案:高中毕业生登记表、高考报名登记表、体检表、志愿表。 

⒉对口专科生档案:中专段毕业生档案、对口考试报名登记表、体检表、志愿表。 

⒊三、四年制专科:入学年度招生考生登记表。 

4.技工学生档案:重新建档。 

㈡档案收集 

⒈新生报到后将自带的考生档案统一交给所在系班主任。班主任应检查档案是否密封(如未密封,应检查其中内容是否完整,并做记录告知学生)。各系于10月底将收集的学生原始档案以班为单位附名单(按学号排序)后交学生处,档案材料不齐全或缺失的均要在名单上注明。 

⒉三、四年制学生入学档案由招生办完善后以班为单位附名单排序后于10月底前交学生处。 

3.技工学生入学后各系统一到学生处领取档案袋进行建档。 

㈢档案管理:专科学生(含对口专科学生)、三、四年制专科学生原始档案(即考生档案)由学生处负责保存,技工学生无原始档案由各系负债重新建档,毕业后交学生处统一归档。 

二、学生在校档案管理 

学生在校学习期间应该归档的材料:专科学生、三、四年制高职学生档案包括学籍登记表(包含学年鉴定)、毕业生登记表、总成绩单、实习鉴定表、获校级以上奖励证书复印件、获国家奖助学金申请表、学生违纪处理材料,如有休学、复学情况的学生档案内应放休学复学审批表。技工学生档案包括学籍登记表(包含学年鉴定)、总成绩单、实习鉴定表、技术等级鉴定表、奖励证书复印件、学生违纪处理材料。 

⒈学生在校档案的初建: 

(1)档案袋:各系在每年11月到学生处领取空白档案袋,并按要求真实填写。在档案袋上填写新生的系、专业、姓名、性别、年级、籍贯、学制、学号等基本信息,按学号顺序编号排序,在校期间统一由各系保管存放。 

(2)学籍登记表(学年鉴定表):新生入学后一个月内,各系到学生处领取学籍登记表组织学生填写个人相关信息,同时,班主任按年度对学生进行学年鉴定,学年鉴定应包含学生个人情况、学习情况、奖惩情况等,系意见由各系组织人员填写。按要求填写完毕后在校期间各系统一由各系保管存放,毕业后交学生处按流程进行审核签署学校意见并加盖公章。 

(3)其他相关材料:学生在校期间学籍异动及奖惩材料,应及时存入个人档案内,内容应真实完整。 

⒉相关要求: 

(1)各系学籍管理由本系学生科具体负责,定期整理档案,按年级、班级分门别类存放。学生转系、转专业、休学、复学时,根据学生办理的相应手续及时将学籍异动学生的档案放至异动后的年级、班级。 

(2)各类材料必须一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,归档材料必须完整、规范,文字清楚,对象明确,材料真实,由承办部门署名并注明形成材料时间。除电传材料须复印存档外,一般不得用复印件代替原件。 

(3)各类档案材料中学生鉴定都要求从德、智、体及综合能力素质方面全面评价,认真填写。档案材料中学院(全称)、系(全称)、专业(全称)、学号(按照学校统一要求编排)、姓名(与审批表和身份证名字一致)、学制用阿拉伯数字。 

三、毕业生档案管理 

㈠毕业生档案归档要求 

学生毕业当年5月中旬,各系把整理好的毕业生在校档案送到学生处与入学档案合并形成学生毕业档案。各系配合学生处整理完善审验合格后,履行签字移交手续。在档案整理过程中,要求明确责任,做到谁整理谁负责,切实完善好毕业生档案。   。 

1、毕业生档案内容:统招专科学生、三、四年制高职学生档案:(1)高考档案(2)学籍登记表(包含学年鉴定)(3)毕业生登记表(4)实习鉴定(5)成绩单(6)奖励证书复印件(7)国家奖助学金申请表(8)学生违纪处理材料。技工学生档案:(1)学籍登记表(包含学年鉴定)(2)实习鉴定(3)成绩单(4)奖励证书复印件(5)等级鉴定表(6)学生违纪处理材料。 

2、封装时间安排:各系在学生毕业当年5月整理归档后,应于六月中旬到学生处进行封装,各系具体封装时间由学生处进行通知。 

3、移交要求: 

(1)档案以班为单位附名单、按学号排序,各系档案负责人或班主任签字后交学生处。档案材料不齐全的需注明缺失项目。 

(2)归档材料交接时,双方经办人经核对无误后履行相关手续。如送交材料不符合归档要求,学生处有权退回,由系按要求重新整理。 

㈡毕业生档案寄送 

毕业生档案材料是用人单位选拔与使用毕业生的重要材料。学生毕业后,普通专科、对口专科、三、四年制专科,落实就业单位的毕业生档案,学生处按就业处提供的学生报到证副证、转递邮寄。 

未落实就业单位学生的档案由学校免费保存两年。择业期结束(两年)学生处将档案寄到该生生源所在地教育局或人才交流中心。若学生申请继续保留其档案的,按市人才中心的收费标准收取保管费。两年内如果落实就业单位,凭报到证或用人单位调档函到学校办理档案移交手续。毕业生档案转递应通过邮政局寄发或遵照有关规定执行,并做详细登记。毕业生档案的查询,如用人单位在规定时间内没有收到毕业生的档案,可来人、来函到学生处查询。学生档案原则上不准由本人自带,但因特殊情况可将档案密封并履行相关手续后自带。若档案丢失,由本人负责。 

四、遗留档案管理 

学生处负责学生遗留档案(含学籍异动学生档案)的管理工作。 

学籍异动学生待办理完学籍异动手续后一周内,转专业学生档案由转出专业所在系提供给转入专业所在系,验收合格履行签字手续后由转入专业所在系归档管理。其它学籍异动的学生档案(含受开除学籍处分的学生)由所在系履行手续后移交给学生处管理。休学学生等办理完复学手续后,学生处将学生档案移交所在系管理。转学学生档案由学生处整理后凭学生转入学校调档函密封后寄(交)。留(降)级学生由学校正式行文,学生到相应系注册后一周内,由学生处将学生档案移交所在系管理。参军入伍学生入伍相关手续复印一式两份,一份存所在系,一份由各系交学生处存档。所有学籍异动形成的正式文件,学生处负责存档。 

五、学生档案的阅档 

学生档案原则上只限本系分管学生工作的负责人、班主任查阅。 

学生档案原则上不外借,因工作需要借出使用时,应严格履行借阅登记手续,提供有效证件,学生原始档案需经所在系以上单位证明,经学生处负责人签字同意方可借阅,系存档材料由所在系主要负责人签字同意后方可借阅,借阅期不超过三天。若特殊情况需延期的,应补办借阅手续。档案借出后必须严加保管,做到档案齐全、万无一失。归还时,管理人员要逐份核对档案材料,出现污损、丢失,由借阅人负责。 

档案政审查阅,需持查阅单位的介绍信,经由学生处主要负责人批示同意后方可查阅。任何人查阅档案时,严禁涂改、抽取、撤换、复制档案内容。 

六、纪律要求 

档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料。 

学生处及各系档案管理人员要严格执行借阅制度,接收、移交档案时必须认真清点,核对登记。如利用职务之便违规操作,由其主管部门视情节追究责任。 

根据上级有关规定,新生一经我校录取,自报到之日起超过三个月未报到者,不予退还该考生档案。中途退学或开除的学生一律不予退还档案。 

七、本规定自公布之日起执行,由学生处负责解释。 

关于办理学生毕业证及相关毕业手续的规定 

为了进一步规范学生学籍管理,严格学生毕业证书及相关毕业手续的办理程序,根据《普通高等铁路学校学生管理规定》结合我校实际,特制定本规定。 

一、毕业证书的办理 

1、毕业条件:凡在校取得正式学籍的学生,在规定时间内完成人才培养方案规定的学习任务,经考试考查成绩合格,综合素质测评成绩合格,按规定学费标准如数缴纳学费按要求履行相关手续后,准予毕业,办理毕业证书。 

2、毕业信息确定:拟毕业的学生每年4月初,学生处、教务处及各系核对毕业生文字信息及照片信息。 

⑴文字信息:所采集信息必须以纸质和电子版两种形式上报,纸质信息表须经学生本人签字及辅导员(班主任)签字、系主管领导签字,由系统一盖章后和电子版信息一并交学生处审核汇总,以保证毕业生信息录入准确。 

⑵照片信息:技工毕业生由学生处统一组织采集,高职毕业生由招办负责统一组织采集,各系配合。在毕业生离校前将剩余照片发给毕业生妥善保管,并告知学生在补办毕业证或学历证明时须用同底版照片。 

3、三处联审五长签字制:毕业证书办理采取学生处、教务处、计财处三处联审,学生处处长、教务处处长、计财处处长、分管院长、院长五长签字的制度。 

⑴学生处在每年4月初,核对学生在校期间的操行成绩,违纪情况,对拟毕业学生分类、分专业按班级学号顺序制做毕业生联审表,由学生处长审核签章后交教务处审查。 

⑵教务处对毕业学生成绩进行审查,4月10日以前完成审查工作,对成绩合格的学生由教务处长签章。成绩不合格者不予签章,详细登记其门数和科目,并列表造册,以书面形式转交学生处。联审表审查签章完毕由学生处于4月11日前转交计财处审查。 

⑶计财处对学生缴费情况进行再次统计,对如数缴纳学费的学生由计财处处长在联审表上签章。对欠费学生不予签章,进行登记后并详细标出所欠数额,制表造册以书面形式交学生处。计财处4月13日以前完成联审表的审查,转交学生处。 

⑷学生处按照教务处、计财处的审查结果确定办理毕业证学生名单,并将学业成绩不合格、操行成绩不合格、欠费学生的名单另列表造册(以下称联审小表)。 

⑸学生处6月5日前将联审表报分管院长审核,对符合毕业条件的学生由分管院长签章。 

⑹学生处6月7日前将联审表报院长审核,对符合毕业条件的学生由校长签章。 

⑺学生处按实有毕业学生数购置有关证件,填写内容,组织各系张贴照片,6月10日到学院办公室对毕业生毕业证审核盖章。 

⑻普通中专毕业生就业报到证与毕业证同时办理。 

⑼专科学生在毕业当年6月15日前,将签署完善的就业协议书交就业处的可办理就业报到证。 

4、学院档案室依据学生处提供的毕业生联审名单,核对录取审批情况、学籍异动情况,对于经学生处处长、教务处处长、计财处处长、副校长、校长签章的符合毕业条件的毕业证加盖印章。办证后,将完善的毕业生联审表留学院档案室归档,联审小表留学生处。如果在4月30日后交清学费或经毕业后补考合格的毕业生由学生处按以上程序集中完善联审小表的联审,办理毕业生手续。 

5、6月15日后学生处到陕西省教育厅办理符合条件的毕业生毕业证。 

二、相关毕业手续的办理 

为保证学生毕业手续的正常办理,各有关处室在接到办理上一程序的处室交来的有关资料时,各相关部门要按照本规定要求,按时完成各项工作,并注明收件日期及收件人姓名,以备考核办查询及处理。 

1、学生处应在全部理论课学习结束时日的30天前,将本届毕业学生名单分班级报教务处、计财处、就业处、保卫处、图书馆、物业公司等等。 

2、教务处负责提供学生成绩信息,结算学生书费,完善学生的实习鉴定表等。 

⑴毕业前补考:毕业前补考一般安排在毕业当年3月份的第四周双休日进行。下列情况可参加毕业前补考:实习前一学期考试、考查不及格科目;正常考试时因特殊原因经教务处批准暂缓考试的科目;正常补考不及格符合重修条件且重修期满的科目。考试作弊原则上不予补考,对确有悔改表现,经所在系、教务处、学生处审查批准毕业前给一次补考机会。 

⑵经毕业前补考仍有七门(含七门)以上不及格者,发给相关学习证明,劝其退学。四门(含四门)-六门(含六门)不及格者不办理毕业证书,予以留级,留级学生随下届跟班学习,并足额缴纳一年的学费,符合毕业条件的,随下届学生办理毕业手续。经毕业前补考仍有1-3门不及格者可参加由教务处在学生毕业当年组织的补考,合格者发放毕业证书,仍不合格者,不及格科目须单科重修,重修采取自学形式,时限一年,重修期满随下届学生参加考试,考试合格者随下一届学生办理毕业证书,重修仍不合格者发给结业证书。 

⑶在每年6月10日以前,按学籍管理规定,将确定留级、劝退、1-3门成绩不合格缓发毕业证书的学生名单,学生处将未撤销纪律处分缓发毕业证的学生名单,报请学校研究确定后下发文件,并由学生处在6月15日以前通知学生办理相关事宜。 

⑷在学生实习前一学期开课后两个月内通知相关系的毕业班,给毕业班级学生结算书费。 

⑸毕业生领取毕业证前应将完善的学生实习鉴定册转交各系,由各系完善毕业生档案。 

⑹在毕业当年6月30日前将毕业生毕业成绩单发放到各系,由各系完善毕业生档案。 

3、就业处协同各系做好学生就业相关工作。 

⑴就业处在学生实习离校前一个月内发放毕业生就业协议书,协同各系认真组织并指导学生正确使用。在毕业前签订正式就业协议的毕业生应最迟在毕业当年6月10前将签好的就业协议书交各系,各系于6月15日前统一上交就业处,以便及时给学生办理就业报到证。签订正式就业协议的毕业生由各系对就业单位进行备案,做好毕业生的跟踪调查。在毕业前未签订正式就业协议的毕业生,在领取毕业证时应及时将灵活就业合同上交各系,由各系统一交就业处,以便及时将我校毕业生就业率统计上报陕西省教育厅。 

⑵未在毕业当年6月15日前办理报到证的专科毕业生在两年择业期内找到工作后,将与用人单位签订的就业协议书交就业处办理就业报到证。申请回原籍的毕业生可随时向学校申请办理就业报到证,由系汇总上报,就业处定期于每月18日或28日到教育厅办理专科毕业生的就业报到证。两年择业期满的毕业生将于毕业两年后的6月30日派回原籍。 

4、安保处根据学生处提供的毕业生就业库信息,在毕业生返校前十五日内办完学生户口迁出手续。 

5、图书馆在学生实习前一个月内通知各系办理毕业班级学生退还图书及图书证手续。如学生在实习期间需借阅图书,应在结束实习前一个月内办理退还图书及图书证手续。图书馆最迟在毕业生返校领取毕业证之前全部办完学生还书及图书证的退还手续。 

6、计财处应根据学生处提供的名单,除利用寒暑假前催缴外,必须在学生进入实习前的20天前,整理完毕业学生欠费名单和数额,通过学生处向各系发放催款通知单,注明缴费时间和处理办法,并通知各系不予统一安排实习。 

7、各系在6月10日前领取并办理学生离校清单,于毕业生返校前到各处室审核办理学生离校手续。同时加强毕业生离校时的安全教育等。 

三、毕业证书的发放 

1、毕业生返校领取毕业证的时间定于每年7月15-16日(工作日不休息)。 

2、毕业证书必须指定专人发放,谁发证谁负责。学生处将符合条件的毕业生证书以系为单位于7月13日-7月14日发放并做好毕业证的交接手续,并将每位不能发放毕业证的原因(欠交学费、违纪未撤销处分、成绩不合格、国家助学贷款未办理还贷手续、档案材料不齐全等)告知各系,各系明确学生不发证的原因,做好相关解释及处理工作。 

3、有下列情况之一者缓发毕业证书: 

⑴成绩不及格者参照二2(2)条执行。 

⑵受到学校纪律处分未撤销者(警告、严重警告、记过、留校察看处分分别缓发毕业证书3个月、6个月、10个月、一年)。 

⑶联审欠费造册的学生,其毕业证暂由学生处保管,领取时由学生处负责审查,确已缴清欠费者(凭收据和计财处长签字),报分管院长和院长签字,学院办公室凭院长签字加盖钢印后,由本人领取。 

4、各系于8月底以前将未领取的毕业证,统一交回学生处。8月底后回校领取毕业证的同学,到学生处办理领取毕业证的手续。 

5、因欠费、成绩不合格或其他情况未能按时毕业者,合格后拿着相关凭证到学生处办理,学生处将在每年6月底或12月底为其统一办理毕业证,其他时间不予受理。 

四、毕业证书(证明)补办 

1、毕业证书的补办:学生毕业证,在毕业后三年内丢失的,由学生本人写出申请,经学籍室核查后,由学生本人在报刊上刊登遗失声明(中专毕业证须在市级以上报刊,专科毕业证在省级以上报刊),并填写《申请表》,经相关处室领导签字后,方可办理。超过三年,只办理学历证明。 

2、报到证的补办:专科毕业生遗失报到证的,由学生本人写出申请,在省级以上报刊上刊登“遗失声明”,同时由毕业生就业主管部门(或用人单位)和学校出具遗失证明。在择业期内,由学校统一办理,补发报到证,超过择业期,只开具报到证证明。中专毕业生在择业期内将报到证遗失的,本人提出申请,学籍室审核后,由学生本人在市级以上报刊上刊登遗失声明,学校统一补办,超过择业期只开具报到证证明。 

五、工作要求 

毕业证及毕业手续的办理、毕业证的发放是一项严肃、细致的工作,各相关处室、系必须明确责任,责任到人;必须按时按要求完成各自的工作,出现差错要实行登记,并追究责任人及主管领导的责任。 

六、本规定自公布之日起执行,学生处负责解释。 


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